A muchos nos ha pasado alguna vez que, hablando con un familiar o conocido que es dueño de una empresa (como por ejemplo un taller), ha surgido la necesidad de necesitar sus servicios y este nos ha invitado a pasarnos por allí porque ya estaba abierto, pero al llegar al lugar y llamar a la puerta nadie respondió.
En esta situación, este dueño de ese supuesto taller estará en un dilema porque, a la hora de apertura entran a trabajar 5 miembros de su plantilla, pero, cuando llamó este cliente, nadie le abrió la puerta. Como ese día tuvo que salir a realizar unas gestiones y no se encontraba allí, no podía saber si todavía no habían abierto o si por el contrario solo faltó uno (que era el que podía haber abierto) y los demás estaban ocupados con sus tareas, siéndoles imposible atender al cliente. Este empresario no podrá saber quién faltó o qué pasó ya que no tiene ninguna forma de llevar un control horario.
Beneficios de llevar un control horario en tu empresa.
Hay casos en los que se trata de una empresa pequeña y, al haber confianza entre la plantilla, no suele ser necesario aplicar este tipo de medida. Para todo lo demás, como es evidente y sin que nadie se sorprenda, no tener ningún tipo de control horario en tu empresa solo llevará al caos y el desorden, así que aquí te muestro una lista con los beneficios que obtendrás con ello:
- Optimización del tiempo: facilita la identificación y corrección de ineficiencias, elevando la productividad al máximo y minimizando el uso ineficaz de recursos. Esto fortalece el rendimiento y contribuye a una mejor gestión de las tareas y proyectos en la empresa.
- Gestión de gastos: simplifica el cálculo exacto de las horas trabajadas, permitiendo un mayor control y la reducción de gastos laborales. Evita pagos superfluos al asegurar una compensación justa basada en el tiempo real dedicado al trabajo, optimizando así los recursos financieros de la empresa.
- Cumplimiento legal: facilita el cumplimiento legal al asegurar el seguimiento adecuado de las normativas laborales. Anticiparse con esto no solo reduce el riesgo de sanciones y problemas legales, sino que también establece una base sólida para relaciones laborales transparentes y conformes con las normativas vigentes.
- Mejora la planificación: ofrece información valiosa sobre la carga de trabajo y los patrones de actividad. Esto facilita una planificación más efectiva de proyectos y una asignación de recursos más precisa, optimizando así el rendimiento y el éxito en la ejecución de tareas y proyectos empresariales.
- Evaluación del rendimiento: posibilita la evaluación del rendimiento al analizar horas trabajadas y los resultados obtenidos. Esta información facilita procesos de revisión y retroalimentación, creando una base objetiva para reconocer logros, identificar áreas de mejora y establecer metas, promoviendo así un desarrollo continuo y una gestión eficaz del talento.
- Transparencia y equidad: brinda una visión clara de la gestión del tiempo. Esto cultiva un ambiente laboral justo, previniendo conflictos relacionados con la asignación de horas y asegurando que todos los empleados sean tratados equitativamente, fortaleciendo así la cohesión y la confianza dentro del equipo.
- Mejora la cultura laboral: un control horario efectivo es un pilar para una cultura laboral mejorada, fomentando la organización y el compromiso. Al mostrar que se valora y respeta el tiempo de los empleados, se promueve un ambiente donde el rendimiento se combina con el bienestar, cultivando así una cultura laboral positiva y comprometida.
- Análisis de eficiencia: ofrece datos detallados que permiten la identificación de áreas de mejora y la optimización de procesos, impulsando una operación más estratégica que se alinee con tus objetivos y metas empresariales.
¿Qué opciones tenemos para aplicarlo?
Hay varias formas de llevar un control horario en tu empresa, dependiendo de las necesidades y la tecnología disponible. Algunas opciones comunes incluyen:
- Registro manual: los empleados introducen personalmente sus horas trabajadas en hojas de asistencia o plataformas online. Este método, aunque sea bastante tradicional, ofrece flexibilidad y permite una participación activa, pero requiere una supervisión cuidadosa para garantizar la precisión en los registros porque puede ser propenso a errores.
- Tarjetas de tiempo: utilización de tarjetas perforadas o magnéticas en un reloj de fichar para registrar las horas trabajadas. Este sistema clásico proporciona un método fácil de seguimiento, aunque puede requerir mantenimiento y está sujeto a posibles pérdidas o mal uso de las tarjetas.
- Sistemas biométricos: utilizan tecnologías como huellas dactilares, reconocimiento facial o escaneo de retina para autenticar la identidad del empleado y registrar las horas trabajadas. Esta avanzada solución no solo mejora la seguridad, sino que también simplifica el proceso, eliminando la necesidad de tarjetas físicas y reduciendo el riesgo de fraude, ya que permite verificar que el trabajador no ha sido suplantado por otro.
- Aplicaciones móviles: las apps permiten a los empleados registrar sus horas mediante su smartphone, aprovechando la geolocalización para confirmar la ubicación. Esta opción facilita un seguimiento preciso, ofreciendo flexibilidad a los empleados y proporcionando a los empresarios una herramienta eficaz para gestionar el tiempo y la ubicación de manera remota.
- Software de gestión de tiempo: es un sistema informático que posibilita a los empleados registrar sus horas mediante una interfaz online. Además, según afirman los profesionales de Micrologic, ofrece funciones avanzadas de seguimiento y generación de informes, mejorando el rendimiento y proporcionando a los empresarios herramientas integrales para la gestión y análisis del tiempo laboral.
- Control por RFID: consiste en el uso de tarjetas o etiquetas RFID para registrar la entrada y salida de empleados al acercarlas a un lector. Esta tecnología agiliza el proceso, mejorando la seguridad y facilitando un seguimiento preciso de las horas trabajadas, proporcionando una solución ágil para la gestión del tiempo.
- Control remoto: es esencial para empleados que trabajan fuera de la oficina. Las herramientas de seguimiento de tiempo online registran automáticamente las horas dedicadas mediante la actividad en el ordenador. Esta solución proporciona un monitoreo sin fisuras, garantizando una eficiente gestión del tiempo para equipos remotos, sin requerir intervención manual.
