La digitalización de las empresas avanza con paso firme. Aunque estamos empezando este camino, como quien dice, en breve será obligatorio para las empresas efectuar algunas tareas de modo digital. Te hablamos de ellas.
En marzo del 2022, el gobierno puso en marcha un plan de ayudas para acelerar la digitalización de pymes y autónomos. El programa se llamaba Kit Digital, se financiaba con fondos Next Generation de la Unión Europea y se ha estado prorrogando hasta el 2026. El programa ha gestionado más de 860.000 ayudas y ha prestado asistencia a más de 150.000 pymes y autónomos.
Con el kit digital se podía financiar la incorporación de software de gestión para el funcionamiento habitual de la empresa, crear una página web o una tienda online y optimizarla para buscadores o mejorar la ciberseguridad de los equipos informáticos. El éxito que tuvo el programa de ayudas del gobierno puso de manifiesto el interés que tienen las pymes españolas por subirse al carro digital.
Como explican los agentes de Omega 2001, una empresa de servicios informáticos de Madrid, que lleva operando desde principios de presente siglo, asesorando y llevando el mantenimiento del software y de los equipos informáticos de muchas empresas, la digitalización es un camino continuo. No consiste solo en incorporar algunas herramientas informáticas. Es necesario hacer un análisis de las necesidades digitales de la empresa, integrar las soluciones digitales más adecuadas, monitorizar sus resultados y efectuar ajustes para lograr los objetivos.
Este sería el camino ideal de la digitalización, pero lo cierto es que la digitalización ya es una realidad. En los próximos años, las empresas estarán obligadas a efectuar una serie de tareas por vía digital. Estas son algunas de ellas:
La factura electrónica.
La factura electrónica lleva funcionando desde hace unos años. Su utilización generalizada se lleva retrasando año tras año desde el 2025 y se espera que entre el 2027 y el 2028 ya sea obligatorio para todas las empresas.
La factura electrónica es un paso importante en la digitalización del día a día de las empresas, ya que permite gestionar la facturación de forma automatizada. A diferencia de las facturas tradicionales en papel o de los archivos en PDF, este tipo de documento se genera en un formato estructurado, normalmente en lenguaje XML, lo que facilita su lectura por parte de los sistemas informáticos. Esto permite que tanto los programas de gestión empresarial como la Agencia Tributaria puedan procesar los datos de manera automática, reduciendo errores y simplificando trámites.
Su principal objetivo es disminuir la carga administrativa y mejorar la transparencia en las operaciones. Al integrarse directamente en los sistemas contables, la información se actualiza en tiempo real, evitando la introducción manual de datos. Esto supone un ahorro de tiempo y una mayor fiabilidad en la gestión financiera. En este contexto, la factura electrónica se enmarca dentro de las políticas de modernización impulsadas en España, y su uso está regulado por la Ley Crea y Crece, la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, que prevé su implantación progresiva con el fin de fomentar la digitalización y combatir la morosidad.
A pesar de su formato digital, la factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura tradicional. Debe incluir todos los datos fiscales obligatorios, como la identificación del emisor y del receptor, el detalle de la operación, los impuestos aplicados y la fecha. Además, debe cumplir tres requisitos fundamentales: legibilidad, autenticidad e integridad. La legibilidad se garantiza mediante estándares reconocidos que permiten su correcta interpretación; la autenticidad asegura la identidad del emisor, normalmente a través de la firma electrónica; y la integridad garantiza que el contenido no ha sido alterado.
Es importante diferenciar la factura electrónica de otros formatos digitales habituales. Los archivos en PDF, aunque se envíen por correo electrónico, no son facturas electrónicas, ya que no permiten una integración automática en los sistemas informáticos, ni garantizan la trazabilidad de los datos. Lo mismo ocurre con las facturas escaneadas, que parten de documentos en papel y pueden ser modificadas sin dejar rastro.
La factura electrónica no es solo un cambio de formato, sino que va a cambiar la forma en la que facturamos las empresas.
Control digital de la jornada laboral.
El registro de la jornada laboral lleva realizándose desde el 2019. En la que el gobierno, a través del Real Decreto 8/2019 obligó a que todas las empresas llevaran un control de la hora de entrada y salida de cada uno de sus trabajadores y emitieran un informe que se debe guardar durante 4 años y presentarse actualizado siempre que lo exija inspección de trabajo.
Hasta ahora este registro se podía realizar de cualquier manera, el decreto que instauró su obligatoriedad no establecía un medio concreto. Para el 2019 se espera que todas las empresas lo realicen mediante programas o aplicaciones informáticas homologadas, que emitan de inmediato un informe siguiendo las exigencias de Inspección de Trabajo.
El registro digital de la jornada laboral se va a convertir en una de las principales novedades en el día a día de las empresas, impulsando el uso de aplicaciones y programas específicos para controlar el horario de los empleados. Este sistema sustituye a métodos tradicionales como hojas de cálculo, registros en papel o archivos Excel, que resultaban más fáciles de alterar y menos eficientes en la gestión diaria.
Las aplicaciones de control horario permiten a cada trabajador fichar su entrada y salida desde el móvil, el ordenador o incluso mediante dispositivos instalados en el centro de trabajo. Estas herramientas están diseñadas para cumplir con la normativa vigente, ya que registran automáticamente la jornada, almacenan los datos y generan informes adaptados a los requisitos de la Inspección de Trabajo. De este modo, las empresas pueden demostrar de forma clara y ordenada el cumplimiento de la ley sin necesidad de procesos manuales.
Uno de los aspectos más importantes de estos programas es la seguridad y el control de accesos. Cada empleado dispone de contraseñas personales que le permiten registrar su jornada, pero no modificar la información. Solo el personal autorizado, como responsables de recursos humanos o directivos, puede acceder a los datos de toda la plantilla a través del panel de administración. Esto garantiza la confidencialidad y evita manipulaciones indebidas.
Estas plataformas incorporan sistemas de trazabilidad que registran cada acción realizada. Es decir, queda constancia de quién accede a la información, cuándo lo hace y desde qué dispositivo o ubicación. Esta característica refuerza la transparencia y facilita posibles auditorías o revisiones internas.
El registro digital de la jornada de trabajo no solo responde a una obligación legal, sino que también mejora la organización interna de la empresa, optimiza la gestión del tiempo y aporta un mayor control sobre problemas como el absentismo laboral.
El certificado digital.
El certificado digital será obligatorio para las empresas a partir del 2 de noviembre del 2026 para realizar trámites con Hacienda y con la Seguridad Social.
El blog de la página web de BBVA explica que el certificado digital es una especie de DNI/NIF digital que identifica a la empresa en todos los trámites y comunicaciones que realice con las administraciones públicas.
Se trata de un documento generado por el software FNMT que utiliza la casa de la moneda y timbre, y que tiene una validez de 2 años y medio, siendo obligado renovarlo una vez ha caducado. Solo lo puede tramitar el administrador único de una sociedad, poder entregado por el conjunto de propietarios de la empresa, o por el propietario único en caso de que sea una sociedad mercantil unipersonal o el negocio de un trabajador autónomo.
Este certificado es un medio de autentificación online como la firma digital (que se emplea en la banca online) o el sistema cl@ve que utilizan las personas físicas en algunos trámites con administraciones públicas, solo que tiene la novedad que transfiere los datos completos de identificación de la empresa: NIF, Razón Social, Sede Social, Dirección Fiscal, etc.
Este certificado permite realizar tareas de manera completamente telemática, como el pago de impuestos y tasas, gestiones en aduana, solicitud de subvenciones y ayudas públicas, comprobación del estado de expedientes administrativos y procesos sancionadores, interponer reclamaciones y recursos, inscripción en censos y registros oficiales, modificación de datos, etc.
Agiliza los trámites con las administraciones públicas, en tanto que no es necesario rellenar los datos personales de la empresa, ni la administración debe comprobar si son ciertos. El certificado, ya de por sí, acredita la autenticidad.
El certificado se puede instalar en el navegador del ordenador o en el teléfono móvil como si fuera una extensión, lo que permite una identificación inmediata. En páginas web oficiales como la sede electrónica de la Agencia Tributaria o la de la Tesorería General de la Seguridad Social, aparece ya la opción de identificación mediante Certificado Digital.
Firma digital de los contratos de trabajo.
Un artículo publicado en LinkedIn nos habla de la firma digital de los contratos de trabajo, una solución que ya se está utilizando en sectores como la Banca, los seguros y las Administraciones Públicas y que se está estudiando generalizarlo para el conjunto de las empresas.
Cuando se firma un contrato de trabajo, de inmediato debe remitirse al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) para que tenga plena validez. Y surta efectos de cara a la seguridad social, la tributación en Hacienda y con respecto a los derechos del trabajador.
El Ministerio de Trabajo ya dispone de plantillas digitales para todos los tipos de contrato de trabajo. Plantillas que pueden descargar los empleadores y personalizarla en aquellos puntos donde la ley lo permita. Mientras esta plantilla no se firma, queda como un borrador.
Las plantillas pueden firmarse mediante firma digital y remitirse por vía online al SEPE, lo que agiliza notablemente los trámites. Este sistema crea, además una trazabilidad del documento. Es decir, en el caso de que se produzcan cambios, se puede rastrear quién ha efectuado las modificaciones y cuando.
Hay que tener en cuenta que la firma digital no es una firma escaneada, ni una imagen o dibujo realizado por el firmante. No son como las firmas que hacemos en Correos cuando retiramos un paquete. Esta firma está creada por un software que genera una contraseña, igual que sucede con las firmas digitales que usamos en la banca online.
La firma digital de los contratos de trabajo está enmarcada dentro del reglamento iDAS, la directriz de la Unión Europea que regula la seguridad y validez de las transacciones electrónicas. Esto significa que tiene validez internacional.
Aunque su aplicación se encuentra en el horizonte del gobierno, digamos que es una tarea pendiente, su uso no está tan extendido, ni los software tan desarrollados como las aplicaciones de registro de la jornada laboral o la factura electrónica. Pero no es extraño que lo veamos en un futuro cercano.
