Nada ni nadie puede escapar a la digitalización. Ni las personas de a pie, ni las instituciones gubernamentales, ni las empresas pueden resistirse a la transformación que conlleva el cambio. Para las empresas, llevar a cabo el proceso de la digitalización puede suponer un reto que, se verá compensado por una serie de beneficios a todos los niveles. Esta etapa de tránsito se ha convertido en un aspecto vital para la supervivencia y el crecimiento empresarial en la era actual. Nos encontramos inmersos en un mundo cada vez más conectado y, cada vez, más tecnológico. Por lo que las empresas que aún no hayan iniciado el cambio, deben dar sus primeros pasos, con la finalidad de no quedarse atrás.
Para muchos algo inevitable, para otros una necesidad y para la mayoría un paso hacia el futuro. No obstante el cambio conlleva una serie de beneficios, a la vez que existen herramientas útiles para poder realizar al cambio.
Si atendemos al concepto de digitalización, podemos decir que se trata de la incorporación de las tecnologías digitales en todos los aspectos susceptibles de las organizaciones, con el claro objetivo de optimizar los procesos y mejorar la eficiencia empresarial. Un claro ejemplo de ello, lo encontramos en el uso de sistemas de gestión empresarial (ERP). Estos sistemas permiten la integración de diversas funciones que deben realizar las empresas, como la contabilidad, la gestión de los recursos humanos y las ventas. Todo ello, a través de una plataforma única, permitiendo que las empresas, tengan un control más preciso de todas las operaciones realizadas. Al mismo tiempo, permite que se tomen decisiones informada respecto la misma operativa.
De esta manera, los trabajadores de una empresa, cuentan con acceso a herramientas desarrolladas para facilitar su trabajo, mejorar su eficiencia y ganar en productividad. Esta automatización de las tareas hace posible que se dedique tiempo a otras actividades que aportan mayor valor.
Como aplicar la digitalización de forma óptima
Digitalizar una empresa no es algo que se haga de la noche a la mañana. El proceso requiere una planificación meticulosa que, como nos indican los expertos en gestión documental de Everygit, debe hacerse conforme a unos pasos. Siguiendo este camino, la transformación digital será un hecho y un éxito.
Lo primero que hay que hacer para iniciar el camino de la transformación digital, es llevar a cabo una evaluación inicial. Analizar las necesidades y deficiencias actuales de la empresa en las que se puede mejorar con la digitalización. A partir de ahí, se definen los objetivos, estableciendo metas claras que se pretenden alcanzar con la digitalización. Estos objetivos pueden ser una mejora de la eficiencia, la reducción de costes o aumentar la satisfacción del cliente.
Posteriormente, hay que hacer una selección de la tecnología más adecuada en cada situación. Investigar las opciones que ofrece el mercado, permite elegir las herramientas digitales que mejor se adapten a cada necesidad empresarial. Estas herramientas pueden ser software de gestión, CRM o soluciones adaptadas para el comercio electrónico.
Con la tecnología elegida, se pasa a la capacitación del personal. Hay que garantizar que los empleados, estén cualificados y preparados, para poder hacer uso de las nuevas tecnologías implementadas. De no ser así, hay que planificar las capacitaciones necesarias y promover una cultura de aprendizaje continuo de las mismas.
Resulta indispensable que la implementación se lleve a cabo de forma gradual. No se trata de cambiar todo al mismo tiempo, tratando de evitar interrumpir la operatividad de la empresa, porque sucede precisamente al contrario. Con una implementación gradual, la operativa puede seguir manteniendo el negocio funcionando.
Conviene comprobar la integración de los sistemas y asegurarse de que todas las herramientas digitales adquiridas, se integran de forma eficiente ya adecuada, para poder compartir los datos y mejorar la operativa y la toma de decisiones.
Una vez se haya implementado todo lo necesario, hay que realizar un monitoreo y medición. Esto debe hacerse y quedar establecido desde el inicio del proceso de digitalización. Los KPI´s (Indicadores Clave de Desempeño) se establecen desde el primer momento y se utilizan las métricas correspondientes, con objeto de evaluar el progreso y poder realizar los ajustes necesarios en función de los resultados obtenidos.
Por último, la mejora continua. El proceso de digitalización tiene algo inevitable: se trata de un proceso constante y en continua evolución. Por lo que hay que buscar continuamente las formas de optimizar la empresa y estar actualizado con las últimas tendencias que ofrezca la tecnología.
Cabe destacar que en todo este proceso existe un factor clave, un valor único que solo pueden proporcionar las personas. Los empleados son el motor que se esconde tras la transformación digital de las empresas. Por lo que la capacitación es indispensable. Todos los departamentos deben colaborar para garantizar el éxito de la digitalización empresarial.
Un proceso con muchos beneficios
Digitalizar una empresa implica más que una transformación y llevar a cabo una serie de cambios, por otro lado, inevitables. Las ventajas que proporciona son tan numerosas que solo vamos a citar las más relevantes:
- Mejora de la eficiencia operativa, con la automatización de tareas que reduce el error y acelera los procesos.
- Aumento de la productividad, puesto que los empleados pueden centrarse en las tareas más importantes.
- Mejora de la toma de decisiones, gracias a los datos reales que facilitan la toma de decisiones.
- Reducción de costes como el gasto en papel, espacio de almacenamiento y, por supuesto, tiempo.
- Mejora la experiencia del cliente, ya que permite proporcionar una atención más rápida y personalizada.
- Acceso remoto a los datos y sistemas desde cualquier lugar.
- Mayor competitividad, debido a la agilidad que proporciona la digitalización, permitiendo adaptarse a los cambios del mercado con mayor rapidez.
- Reducción de errores humanos, gracias a la automatización.
- Mayor innovación al fomentar la misma y la creación de productos y servicios novedosos.
- Sostenibilidad, ya que se requiere menos papel y energía que los utilizados en los procesos físicos, lo que supone un enfoque ecológico.
En consecuencia, la digitalización de las empresas, es un proceso que puede constituir un motor de crecimiento para cada negocio. La inversión inicial que debe hacerse en tecnología y la adaptación a las nuevas formas de trabajo, son esenciales para lograr el éxito y mantenerse a largo plazo. Para lograrlo, existen diversas herramientas que deben formar parte de cualquier empresa digitalizada.
La mayoría de las herramientas a disposición de las empresas para abordar este proceso de cambio, son programas de gestión empresarial, pensados para ayudar en la optimización de los procesos. Entre ellas podemos encontrar los que citaremos a continuación.
Los sistemas de gestión empresarial, conocidos como ERP, son una de las piezas fundamentales a la hora de digitalizar la empresa. Estos sistemas integran y automatizan una diversa y variada gama de procesos empresariales como la contabilidad, la gestión del inventario, los recursos humanos y las ventas. Lo que proporciona una visión de la empresa de lo más completa, mejorando su eficiencia.
Otra de las herramientas más necesarias son los softwares de contabilidad y finanzas. Herramientas de contabilidad digital que permiten realizar un seguimiento detallado de todos los gastos, ingresos y flujo de efectivo del negocio. Este seguimiento es fundamental para poder llevar a cabo una gestión financiera sólida que cumpla con las obligaciones fiscales.
Las plataformas de comercio electrónico son la mejor manera de ampliar el alcance del negocio. Como todos sabemos, se trata de una plataforma que facilita las ventas de productos o servicios en línea y tener una audiencia a nivel global.
Una solución CRM (Customer Relationship Management), ayuda en la gestión de las relaciones con los clientes, permitiendo hacer un seguimiento detallado de las interacciones que se realizan con los clientes. Mejora la satisfacción y retención de los mismos.
En cuanto a las herramientas de marketing digital, parte fundamental del tejido empresarial, se incluyen programas de automatización de marketing, análisis de dato y gestión de campañas publicitarias en línea.
El análisis de los datos es vital para comprender el rendimiento de la empresa y tomar decisiones en base a ellos. Existen por tanto, herramientas de analítica de datos que proporcionan la información necesaria sobre el comportamiento de los clientes, el rendimiento de las ventas y otros parámetros esenciales.
No se puede pasar por alto la ciberseguridad. Con la creciente amenaza de sufrir un ciberataque, las empresas tienen que proteger sus datos y sistemas, por lo que una buena digitalización suele incorporar soluciones de seguridad cibernética. Antivirus, firewall y herramientas para detectar intrusos, están a la orden del día y siempre actualizadas.
Para satisfacer la necesidad de comunicación y colaboración dentro del entorno empresarial, no puede faltar una herramienta de comunicación y colaboración. Este tipo de herramientas incluye aplicaciones de mensajería, videoconferencia y plataformas de colaboración en equipo.
Existen herramientas digitales de todo tipo y para cada situación, aunque aquí hemos citado las más relevantes. Se trata de herramientas diseñadas para poder proporcionar a las empresas los recursos necesarios, a la hora de llevar a cabo la transformación digital. Incluir estos elementos, permite optimizar las operaciones, mejorar la satisfacción del cliente y mantenerse competitivos dentro de un mundo cada vez, más digitalizado.
